最近は、病院やクリニックで自動精算機を導入している事例が増えています。自動精算機の導入にはさまざまなメリットがある一方で、いくつかのデメリットもあります。導入時にはメリット・デメリットの両方をしっかりと把握して機種を選択することが重要です。今回はクリニックの自動精算機導入について解説するため、ぜひ参考にしてください。
自動精算機導入のメリット
病院やクリニックに自動精算機を導入することでさまざまなメリットを得られます。具体的なメリットは以下の通りです。
スタッフの負担が減る
セルフ式の自動精算機は患者さん自身で操作して支払いを済ませることになるため、スタッフの業務負担がなくなって人手不足解消・業務効率アップにつながります。
また、セミセルフ式やスタッフが操作するタイプの自動精算機であっても、人為的なミスを削減してスムーズに会計を済ませられるのが魅力です。
患者さんの待ち時間を短縮できる
自動精算機の導入によって1回あたりの会計業務にかかる時間が短縮されれば、患者さんの待ち時間も短縮できます。会計の待ち時間短縮は患者さんにとっても大きなメリットであるため、顧客満足度の向上にも直結するでしょう。
金銭のやり取りがなくなる
セルフ式・セミセルフ式の自動精算機を導入することは、衛生面・感染症対策の面からも魅力です。特に感染症が流行している季節では、人との接触・やり取りを極力避けたいと考える患者さんも少なくありません。
クリニックによっては感染により持病の症状を悪化させてしまう患者さんがいる場合もあるため、医療機関という性質を考えても大きなメリットであるといえるでしょう。
診察券なしでも受付や精算ができる
顔認証システムを搭載した自動精算機であれば、診察券を家に忘れてきてしまった患者さんもスムーズに会計を済ませられます。もちろん、スタッフの手を煩わせることもありません。顔認証付きの自動精算機は、セキュリティの面からも安心です。
外国人の患者さんもスムーズに会計できる
自動精算機によっては外国語での画面表示・音声ガイダンスを利用できる機種もあります。外国語を話せるスタッフがいないクリニックでは、外国人の患者さんの受付や会計の対応が困難になるケースもあります。
しかし、自動精算機を導入すれば外国人の患者さんも自身でスムーズにセルフ会計が可能です。これは、患者さんにとってもスタッフにとってもメリットとなります。
自動精算機導入のデメリット
自動精算機の導入には数多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットについても考慮しなければなりません。自動精算機の導入を検討している場合は、メリットとあわせてデメリットもしっかりと把握しておきましょう。ここでは、自動精算機導入のデメリットについて詳しく解説します。
費用負担が大きい
自動精算機を導入することで業務効率化などのさまざまなメリットを得られますが、その分導入や運用には費用がかかります。一般的には自動精算機の対応年数は5年ほどであるとされているため、一括購入すればいつまでも使用できるというわけではありません。
費用については機種やメーカーによっても金額が大きく変わるほか、中にはリースやサブスクなどの利用しやすいプランを用意しているメーカーもあります。
これらの費用は、導入時にしっかりとチェックすることが大切です。また、不要な機能を省いて低コスト化にこだわった機器を選択するのもひとつの手です。
設置スペースの確保が必要
一口に自動精算機といって、も形状・タイプにはさまざまな種類があります。自動販売機のような置き型の自動精算機もあれば、受付カウンターに設置するタイプの自動精算機もあるため、まずは導入する場合にどこに機器を置けるのかを確認しましょう。
クリニックのスペースに余裕があれば床置き型でも問題ありませんが、スペースの確保が難しい場合にはカウンター型を選択するのがおすすめです。
また、中には小規模なクリニックや診療所に特化したコンパクトな自動精算機を開発・販売しているメーカーもあります。導入前に候補としている機器のサイズ感を調べて比較するのがよいでしょう。
現金装填・回収などの作業が必要
自動精算機を導入する場合、お釣りの補充や売上回収などの作業が必要です。先述のカウンター型の自動精算機は、装填できる金額が少ないことからこまめにお釣りを補充しなければならないデメリットもあります。
機器を選択する際は設置スペースを考慮するのみでなく、現金をプールする作業の手間についても考えるのがよいでしょう。
機種によっては取得データの種類が少ない
自動精算機に搭載されている機能は、機種やメーカーによって大きく異なります。機能を削ぎ落としたタイプの自動精算機は低コストで業務負担を削減できるものの、その分チェックできるデータの種類が少ないケースが多いです。
基本的にはどの機種でも入出金データは管理できるものの、そのほかのデータについては取得できない機種も少なくありません。
後悔しない！自動精算機の失敗しない選び方とは
これからクリニックや診療所で自動精算機を導入しようと考えている場合は、失敗しない選び方のコツやポイントを押さえておくことが重要です。ここでは、自動精算機を導入する際の失敗しない選び方のポイントについて詳しく解説します。
決済方法と手数料をチェックする
自動精算機は、機種によって対応可能な決済方法が異なります。最近ではスマート決済を利用する患者さんも増えているため、クリニックの会計においても多様な決済方法を選択できれば顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
現金・クレジットカードはもちろん、電子マネーやQRコード決済にも対応している機器を選択することで顧客の獲得を目指せます。また、キャッシュレス化によって会計がスムーズになるのもメリットです。
すぐにサポートを受けられるかどうか確認する
自動精算機は当然スタッフによる操作が必要であるため、操作性がよく運用しやすい機器を選択するのが基本です。しかし、自動精算機を導入したばかりの段階では、操作がややこしく感じやすいです。
また、クリニックの特徴や導入前に抱えていた課題に合わせた機器の運用フローづくりが難しいこともあるでしょう。メーカーによっては導入の際に運用のための業務フローづくりからサポートしてもらえたり、設置後にシミュレーションの機会を設けてもらえるケースもあります。
また、故障時の対応などもそれぞれで異なるため、導入を検討する際はサポート内容についてもチェックしておくのがおすすめです。
取得できるデータの項目にも注目する
自動精算機の機種によって集計できるデータが異なるため、クリニックでの運用方法を明確にして、必要な項目が集計できる機器を選択することも重要です。
基本的にはバーコード連携タイプの自動精算機では入出金データのみ取得となっており、そのほかの細かい項目については確認できません。
電子カルテなどと連動できるタイプの自動精算機であれば、操作したスタッフや決済方法以外にも細かな項目までチェックできます。
まとめ
今回は、クリニックや病院で自動精算機を導入することのメリット・デメリットや、導入機器の選び方について詳しく解説しました。自動精算機を導入することで業務効率をアップさせられるほか、患者さんの待ち時間短縮や金銭のやり取りの省略、外国人の患者さんや診察券を忘れた患者さんへのスムーズな対応などのさまざまなメリットを得られます。一方で、自動精算機の導入コストがかかってしまうことや設置スペースが必要であること、現金装填作業の手間があることなどがデメリットとして挙げられます。導入の際は自動精算機により解決したい課題やクリニックとして求めることなどを明確にした上で、対応可能な決済方法やサポートの充実度、集計・取得できるデータ項目などにも注目して機器を選択するのがよいでしょう。
